Conditions Générales

1. CHAMP D'APPLICATION

Les présentes Conditions Générales d'Affaires s'appliquent à la mise à disposition de chambres et/ou salles de conférences et de locaux de banquets ainsi qu'à toutes les prestations et fournitures additionnelles de la Société Anonyme de l’Hôtel Royal, Avenue d’Ouchy 40, 1006 Lausanne (désormais appelée Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne) fournies aux clients. Ces conditions s'appliquent à toutes les offres du Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne et font partie intégrante de tous les contrats. Les présentes Conditions Générales d'Affaires prévalent sur toutes dispositions éventuellement contraires contenues dans les conditions du client.

2. CONCLUSION DU CONTRAT

Suite à la réservation du client, celui-ci reçoit une confirmation écrite de réservation du Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne. Le contrat entre les parties est conclu seulement par la confirmation écrite de réservation du Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne.

3. PRESTATIONS, PAIEMENTS ET PRIX

Le Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne s'engage à fournir les prestations demandées par le client et confirmées par écrit par le Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne.
Tous les prix s'entendent en francs suisses (CHF), taxe à la valeur ajoutée (TVA) comprise.

Le Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne est toujours en droit de réclamer un acompte convenable. Le montant de l'acompte et l'échéance de paiement sont inclus sous forme écrite dans le contrat. Si le client ne remplit pas ses obligations de paiement dans les délais impartis, le Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne est en droit de résilier le contrat après avoir fixé un délai supplémentaire approprié. Le client est responsable des dommages ainsi créés.

Si aucun acompte n'est demandé par le Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne, le montant total est à payer par le client par carte de crédit (Master, VISA, American Express, Diners, JCB), carte de débit (EC/Maestro, Postcard) ou en espèces au plus tard au moment du départ. En cas de paiement convenu par facturation, le montant total doit être payé dans les dix jours suivant la date de facturation. En cas de retard dans le paiement, le Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne est en droit de demander des intérêts moratoires de 5%.

Des modifications de prix demeurent expressément réservées par le Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne.

4. RESPONSABILITÉ

Le client est responsable de tout endommagement, toute perte et autres dommages créés par lui-même, ses collaborateurs, mandataires, participants et tierces personnes. Le Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne décline toute responsabilité en cas de vol et endommagement d'affaires apportées par le client. Le client est responsable de l'assurance des objets d'exposition ainsi que d'autres objets apportés par le client, des participants ou des tierces personnes. Le Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne est toujours en droit de réclamer au client la preuve d'une assurance suffisante. Le client est tenu de respecter l'ordre et le silence. Si des droits civils et publics sont formulés contre le Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne en relation avec l'évènement par des autorités ou des tiers (participants, clients ou collaborateurs et cocontractants du client inclus), le client est tenu de décharger complètement de responsabilité le Royal Savoy Hotel & Spa, et de prendre les frais totaux à sa charge.

Le Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne est responsable seulement en cas de dommage contractuel ou extracontractuel causé intentionnellement ou par négligence grave et dommages directs. Le Royal Savoy Hotel & Spa n'endosse aucune responsabilité en cas de dommage causé par négligence légère ou moyenne ou dommages indirects, comme le gain manqué en particulier.

5. RÉSILIATION DU Royal Savoy HOTEL & SPA, Lausanne

Le Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne peut résilier la partie non accomplie du contrat partiellement ou totalement sans indemnité en cas de force majeure ou d'autres circonstances non défendables par le Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne qui rendent plus difficile ou impossible la prestation contractuelle complète ou partielle du Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne. En outre, le Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne est autorisé à effectuer une résiliation sans indemnité si des suppositions fondées existent que l'évènement menace les activités commerciales, la sécurité ou la réputation du Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne au public ou que le client manque aux obligations mentionnées au paragraphe 12 de ce contrat. Le Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne se réserve expressément d'éventuels droits à dommages et intérêts à l'égard du client.

CHAMBRES D'HÔTEL

6. HORAIRES D'ARRIVÉE ET DE DÉPART

Les chambres d'hôtel sont disponibles à partir de 15 heures et doivent être quittées avant 12 heures le jour du départ.

7. RÉSERVATION DE GROUPE/CONTINGENT DE CHAMBRES

Le client remet une liste de participants au Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne au plus tard 14 jours avant l'arrivée. La liste contient les noms et prénoms de tous les clients, l'heure d'arrivée et les conditions de paiement des clients. Passé le délai fixé par le Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne, les chambres disponibles du contingent correspondant sont remises à la location.

8. CONDITIONS D'ANNULATION

Les conditions d'annulation ci-dessous s'appliquent si une réservation est annulée, si le client ne se présente pas et si la chambre est quittée avant la date convenue. La réservation des chambres individuelles d'hôtel (maximum 9 chambres) doit être annulée au plus tard 24 heures avant la date d'arrivée (jusqu'à 18h00, heure locale). En cas d'annulation dans les 24 heures avant la date d'arrivée, le prix d'une nuit de chambre est facturé.

Une réservation de groupe (à partir d'un total de 10 chambres) doit être annulée selon les conditions suivantes :

En signant le contrat, « la totalité » du contingent n’est plus annulable sans frais, cependant :

30% du contingent total peut être annulé sans frais jusqu’à 90 jours avant la 1ière date d’arrivée
ou
20% du contingent total peut être annulé sans frais jusqu’à 60 jours avant la 1ière date d’arrivée
ou
10% du contingent total peut être annulé sans frais jusqu’à 30 jours avant la 1ière date d’arrivée
et
5% du nouveau contingent total peut être annulé sans frais jusqu’à 15 jours avant la 1ère date d’arrivée

Toute annulation au-delà des conditions ci-dessus mentionnées fera l’effet d’une facturation à la hauteur de 100% de la totalité du séjour réservé.

Toutes les prestations fournies d’avance par le Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne et ses associés doivent être payées intégralement dans tous les cas d’annulation.

Le Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne réserve le droit de définir des conditions d’annulation individuelles dans des contrats.

BANQUETS ET CONFÉRENCES

9. UTILISATION DES LOCAUX/AUTORISATIONS

Le Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne se réserve le droit de modifier les locaux si les locaux satisfont aux exigences et intérêts de l'organisateur et qu'ils sont acceptables pour celui-ci. La sous-location des locaux ou des superficies par le client doit être autorisée d'avance et sous forme écrite par le Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne. Si les clauses ne sont pas réglementées différemment dans le contrat, l'organisateur est tenu de demander lui-même les éventuelles autorisations et ce à sa charge. L'organisateur est responsable de l'enregistrement et de l'in Si les clauses ne sont pas réglementées différemment dans le contrat, l’organisateur est tenu de demander lui-même les éventuelles autorisations et ce à sa charge. L’organisateur est responsable de l’enregistrement et de l’indemnisation compensatrice de dommages et intérêts concernant le droit d’auteur en relation avec un concert organisé.

Le Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne se réserve le droit de stopper l’activité sonore, musicale ou toute autre action sonore pouvant occasionner des nuisances au sein de l’hôtel ou à l’extérieure à partir de l’heure prédéfinie de la fin de l‘événement (et selon l’autorisation de la police du commerce). La nuisance sonore de devra pas excéder 85 décibels. Le client s’engage à prendre en charge les frais / amendes occasionnés par le non-respect de cette clause. De plus, le Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne n’autorise aucun activité en extérieur (lieux : terrasses ou cour nord) dès 22h00 qui serait susceptible d’occasionner des nuisances (types : lâcher de ballon, discours etc.) envers les clients logeant à l’hôtel et le voisinage immédiat. Les demandes d’animations intérieures (tous salons) de type machine fumigène / machine à fumée ne sont pas acceptées (déclanchement de l’alarme incendie). En cas d’utilisation non annoncée de ce type de matériel, le client prendra en charge les frais d’intervention liées (pompiers, police).

Plusieurs prestataires audiovisuels sont partenaires du Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne pour les installations techniques dans les salons. Ils sont sollicités en priorité par le Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne en cas de demande de services audiovisuels supplémentaires par un client. En cas de prestations techniques par une entreprise tierce lors d’un événement, le Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne se réserve le droit de facturer un « forfait de dédommagement audiovisuel » selon la grille tarifaire définie et pour les espaces relatifs. Des indemnisations compensatrices de dommages et intérêts concernant le droit d'auteur en relation avec un concert organisé sont possibles.

10. NOMBRE DE PARTICIPANTS

L'organisateur doit annoncer au Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne le nombre définitif de participants au moins 10 jours ouvrés avant l'évènement avec une . Si le nombre réel des participants est inférieur au nombre annoncé, au Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne base la facturation sur le nombre annoncé. Si le nombre réel des participants est supérieur, le Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne facture les frais occasionnés et n'endosse aucune garantie quant au nombre total des participants.

11. RÈGLEMENTS DE LA SÉCURITÉ INCENDIE/AUTRES CONSIGNES DE SÉCURITÉ/MATÉRIEL DE DÉCORATION

L'organisateur est tenu de suivre les règlements de la sécurité incendie du Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne, en particulier ne pas entraver les issues de secours, respecter l'interdiction de fumer etc. Le matériel de décoration apporté par l'organisateur doit correspondre aux règlements de la sécurité incendie. En outre, l'organisateur est responsable du nombre des participants qui ne doit pas dépasser le nombre de places permises pour chaque salle. Les nombres maximaux indiqués par le Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne ont juridiquement contraignants.

L'accord préalable du Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne est nécessaire pour mettre du matériel de décoration et d'autres objets aux murs, portes et plafonds. L'organisateur est responsable pour tous dommages en résultant.

12. IMPRIMÉS/ANNONCES/MÉDIAS

Une autorisation préalable écrite du Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne est nécessaire pour l'utilisation des logos/images du Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne par l'organisateur. En cas de publication sans autorisation du Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne est en droit de résilier le contrat. L'organisateur est responsable pour tous dommages en résultant.

13. SUPPLÉMENT

A partir 00h00 les suppléments nocturnes suivants sont facturés en fonction des heures entamées (sous validation de la police du commerce):

	1 à 50 personnes	de 50 à 100 personnes	Au-delà de 100
Jusqu’à 01h00	CHF 250	CHF 300	CHF 400
Jusqu’à 02h00	CHF 600	CHF 750	CHF 1000
Jusqu’à 03h00	CHF 900	CHF 1200	CHF 1500
Jusqu’à 04h00	CHF 1200	CHF 1500	CHF 2000

Prolongation de l’événement, sur demande du client et en fonction de la disponibilité des salles occupées:

	1 à 50 personnes	de 50 à 100 personnes	Au-delà de 100 personnes
Forfait horaire	CHF 250	CHF 500	CHF 1000

Le Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne se réserve le droit de facturer un « forfait matériel additionnel » fourni par le Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne (mobilier extérieur, mobilier lounge, standers, grands et petits miroirs etc.) à un prix annoncé et validé par le client.

14. ALIMENTATION

Pour des raisons d’hygiène, l’établissement n’est pas en mesure d’accepter que les clients emmènent et consomment des aliments non produits par les cuisines du Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne.

La loi sur les auberges et les débits de boissons ( LADB ) nous oblige à limiter le service de boissons alcoolisées aux personnes qui montrent des signes d’ébriété. Dans ces conditions (en cas de consommation excessive d’alcool), le Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne se réserve en tout temps le droit de stopper le service de boissons alcoolisées à tout individu ou groupes d’individus.

15. ANNULATION DE L'ÉVÈNEMENT PAR L'ORGANISATEUR

L'organisateur doit annoncer au Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne toute annulation d'une réservation de locaux à temps et par écrit.

En signant le contrat, la « totalité » de l’événement n’est plus annulable sans frais.

L’organisateur doit annoncer au Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne toute annulation partielle d’une réservation de locaux et/ou banquet à temps et par écrit selon les conditions suivantes :

Depuis la signature du contrat, 30% du montant estimé sera facturé
ou
Dès 30 jours avant, 50% du montant estimé sera facturé
ou
Dès 15 jours avant, 80% du montant estimé sera facturé
et
72h avant 100% du montant estimé sera facturé

Toute annulation au-delà des conditions ci-dessus mentionnées fera l’effet d’une facturation du pourcentage restant du montant total estimé.

Les prestations fournies d’avance par le Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne doivent être payées dans tous les cas.

Le Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne se réserve le droit de définir des conditions d’annulation individuelles dans des contrats.

Le Royal Savoy Hotel & Spa, Lausanne réserve le droit de définir des conditions d'annulation individuelles dans des contrats.

Droit applicable/Compétence judiciaire

Seul le droit suisse est applicable au contrat. Le tribunal cantonal de Lausanne, Vaud détient la compétence judiciaire. Si des dispositions spécifiques sont nulles, cela ne porte pas atteinte à la validité des autres dispositions contractuelles. Dans ce cas, une disposition effective qui correspond au sens de la disposition nulle remplace celle-ci.

Lausanne, janvier 2020